Làm thế nào để quản lý thu mua hiệu quả?

Áp lực giả cả lẫn chất lượng nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất hay kinh doanh thương mại khiến hoạt động thu mua đối mặt với vô vàn thách thức. Làm thế nào để quản trị Thu mua hiệu quả? Bạn cùng Eurorack đi tìm lời giải đáp qua bài viết dưới đây nhé!

Tìm hiểu về Thu mua trong Chuỗi cung ứng

Để hiểu rõ hơn về những thách thức mà bộ phận quản lý thu mua đang gặp phải, trước hết chúng ta cần hình dung được quy trình các bước thực hiện trong quản trị Thu mua.

Thu mua được biết đến là hoạt động nghiên cứu, tìm kiếm và thu mua nguyên vật liệu, nguồn hàng nhằm đảm bảo cung cấp đúng, cung cấp đủ hạng mục liên quan đến vật tư phục vụ hoạt động sản xuất hay kinh doanh thương mại.

Xem thêm quy trình hoạt động Thu mua tại đây: https://eurorack.vn/vn/thu-mua-trong-logistics.html

Chi phí Thu mua quyết định phần lớn giá thành sản phẩm. Do đó, nếu quá trình thu mua không được kiểm soát chặt chẽ về nguồn hàng, doanh nghiệp rất có thể sẽ mất khá nhiều chi phí lẫn nguồn lực.

Những khó khăn hoạt động Thu mua đang gặp phải

Trước diễn biến khó lường của thị trường, hoạt động thu mua của doanh nghiệp càng đối diện với vô vàn thách thức:

Nguồn hàng rẻ không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng. Nguồn hàng giá cao gây cản trở tiềm năng tối ưu lợi nhuận.

Tiêu chuẩn chất lượng đi kèm giá thấp tuy nghịch lý, nhưng lại là bài toán nan giải cho hiện trạng hiện nay. Bởi chỉ khi giá rẻ, giá bán mới có điều kiện tối ưu. Và vật tư tốt mới cấu thành sản phẩm chất lượng.

Một số trường hợp phát sinh nhu cầu thu mua đột ngột gây khó khăn cho nhà quản lý, nhất là khi đi vào mùa cao điểm.

Bảo quản vật tư trước thềm đưa vào sản xuất gặp trở ngại. Nhiều doanh nghiệp chủ động tích trữ vật tư phòng khi giá cả leo thang. Song, thực tế ghi nhận hiện trạng do khâu bảo quản còn lỏng lẻo khiến chất lượng nguồn hàng suy giảm trầm trọng.

Ngày nay, ứng dụng kệ công nghiệp eurorack đang ngày càng trở nên phổ biến, giúp các kho vật tư, đặc biệt là các kho hàng hạng nặng bảo đảm an toàn dài hạn.

Làm gì để cải thiện hiệu quả hoạt động Thu mua?

1. Xác định mục tiêu của kế hoạch thu mua

Cần nắm rõ mục tiêu của mình là gì? Tiếp đến, thiết lập một kế hoạch phản ánh đầy đủ về mặt loại vật tư cùng số lượng phục vụ tối đa nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp.

2. Tìm kiếm nhà cung cấp

Dù đã có mối quan hệ với các nhà cung cấp cũ, nhưng nhân viên thu mua vẫn cần xem xét thêm một số nhà cung cấp khác để nắm được giá cả thị trường. Trên tiêu chí đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm phù hợp với yêu cầu công ty đưa ra.

3. Sàng lọc nhà cung cấp tiềm năng

Chọn danh sách những nhà cung cấp tiềm năng, liên hệ và trao đổi thông tin liên quan đến sản phẩm, giá cả cùng các chính sách dịch vụ liên quan khác.

Sau quá trình cân nhắc, doanh nghiệp "gói gọn" danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.

4. Đàm phán thỏa thuận giá

Đàm phán giá chính là bước tiếp theo bạn cần hoàn thiện. Ở mức giá phù hợp với cam kết chất lượng tương thích, nhân viên thu mua tiến hành thoả thuận và ký hợp đồng.

5. Theo dõi tiến trình giao nhận

Không chỉ dừng lại ở đó, bộ phận thu mua sẽ tiếp tục theo dõi sát sao đơn hàng. Đảm bảo khi hàng nhập kho phải đạt cam kết về số lượng lẫn chất lượng. Mọi rủi ro đều tiêu tốn không ít tiền của của doanh nghiệp.

Bài học thành công từ quản trị hoạt động Thu mua

1. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp mới. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo thêm một số nhà cung cấp mới để có bức tranh tổng quan nhất về thị trường. Qua đó, đối chiếu và đánh giá một cách khách quan về thị trường.

2. Theo dõi mối quan hệ với nhà cung cấp. Chú trọng đánh giá chất lượng nhà cung cấp mới không đồng nghĩa việc bạn sẽ “ngắt kết nối” nhà cung cấp cũ. Thực chất, với đơn hàng số lượng lớn và yêu cầu tính ổn định cao, nhà cung cấp cũ là đáp án an toàn hơn.

3. Tự động hóa quy trình và công tác quản lý. Bước đầu của hoạt động thu mua trong Logistics xuất phát từ nhu cầu cần nguồn hàng phục vụ kinh doanh dù dưới hình thức sản xuất hay thương mại. Chính vì thế mà nguồn thông tin phản ánh kết quả hoạt động bán hàng đóng vai trò hết sức quan trọng. Tự động hóa dữ liệu cung cấp nguồn tin chính xác, là cơ sở để hoạch định chiến lược tồn kho cũng như gián tiếp đề xuất phương án thu mua phù hợp.

Thu mua được nhận định là gốc rễ trong chuỗi hoạt động Cung ứng. Và tất nhiên, chúng là bài toán nan giải cho những ai mới chập chững bước vào nghề. Dẫu vậy, với vốn kiến thức cùng những thông tin chúng tôi chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu hơn về hoạt động này. Cũng như có ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn học tập lẫn trong làm việc.