Tồn kho an toàn Tầm quan trọng đối với chuỗi cung ứng & Cách thực hiện

Gia tăng tồn kho phòng khi giá cao là chiến lược kinh doanh hợp lý của các doanh nghiệp. Nhưng phải chăng tồn kho sẽ luôn hiệu quả đối với mọi hoạt động kinh doanh?

Tầm quan trọng của việc tồn kho an toàn đối với hoạt động cung ứng

Một trong những lợi ích đáng kể mà tồn kho đem lại là giúp doanh nghiệp “đối phó” trường hợp cầu tăng trưởng đột biến, biến động giá theo hướng có lợi doanh nghiệp tối ưu doanh thu và lợi nhuận.

Bạn biết đấy, để duy trì tồn kho nhiều doanh nghiệp đã phải huy động một nguồn vốn khá lớn. Đương nhiên, tồn kho hiệu quả sẽ đảm bảo vòng quay vốn lưu động từ đó cung cấp cơ sở thông tin chính xác để người quản lý dễ dàng định hướng kế hoạch nhập hàng hợp lý.

Tồn kho còn là một “mắt xích” quan trọng trong hoạt động cung ứng. Việc duy trì lượng hàng ổn định đem đến lợi thế bền vững cho hoạt động sản xuất, phân phối.

Nhấn mạnh tầm quan trọng của hoạt động tồn kho không đồng nghĩa chúng sẽ hiệu quả với mọi ngành hàng ở mọi thời điểm. Trái lại, tồn kho an toàn khi được đặt trong ngữ cảnh cụ thể về thời gian lẫn đặc điểm từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể.

Xem thêm 7 sai lầm quản lý hàng tồn kho thường gặp ở nhiều kho xưởng: https://eurorack.vn/vn/sai-lam-quan-ly-hang-ton-kho.html

Tại sao trong một số trường hợp, tồn kho không được khuyến khích?

Gia tăng tồn kho phòng khi giá cao là chiến lược kinh doanh hợp lý của các doanh nghiệp. Nhưng trên thực tế, không có mặt hàng nào tăng mãi mà không được điều chỉnh.

Tồn kho quá cao đẩy nhanh hệ lụy cung vượt quá cầu dẫn đến tình trạng thừa cung, biến động giá là chuyện sớm muộn. Trong khi đó, mục đích tồn kho để doanh nghiệp phát huy tối đa hiệu quả lợi nhuận. Trái lại lúc này, tổ chức phải đối mặt với nguy cơ thua lỗ.

Tồn kho khi giá nguyên vật liệu tăng là tốt, nhưng không phải ngành hàng nào tồn kho cũng hiệu quả. Trong đó, tồn kho vì không bán được hàng do nhu cầu giảm sút lại là bài toán nan giải.

Tính toán dữ liệu tồn kho kém chính xác khiến lượng hàng tồn kho quá cao khiến dòng vốn bị đọng lại. Dễ thấy nhất là nhiều doanh nghiệp chật vật xoay sở nguồn vốn từ nhiều nguồn để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh khác vì “lỡ” tồn kho nhiều.

Tồn kho như thế nào mới hiệu quả còn là bài toàn vô cùng khó nhằn đối với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Bởi khi dùng đòn bẩy nợ quá lớn để tích trữ hàng tồn kho, trường hợp thị trường có biến động lớn sẽ phải chịu khó khăn từ cả 2 đầu: hàng không bán được, thiếu vốn phải vay ngoài. Và chi phí lãi vay là không hề nhỏ.

Dự trữ tồn kho cần được xác định dựa trên chỉ số hàng tồn kho của nền kinh tế ngành nói chung cũng như từng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp để có cái nhìn đúng bản chất hàng tồn kho. Dĩ nhiên, chiến lược này còn tùy thuộc vào tình hình tốc độ phát triển của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động.

Làm thế nào để tồn kho an toàn?

1. Xác định ngành hàng bán chạy

Việc phân loại hàng hóa trên giá để hàng trong kho thành các nhóm ưu tiên nắm thông tin những mặt hàng nào quan trọng đối với doanh nghiệp. Các chuyên gia thường khuyên bạn nên tách hàng tồn kho của mình thành các nhóm A, B và C.

Trong đó:

A là các mặt hàng có giá vé cao hơn, bạn cần ít hơn.

C là các mặt hàng có chi phí thấp hơn được mua bán nhanh chóng.

B là các mặt hàng có giá vừa phải và luân chuyển trong hoạt động mua bán chậm hơn các mặt hàng nhóm C nhưng nhanh hơn các mặt hàng nhóm A.

2. Phân tích hoạt động của nhà cung cấp.

Nếu doanh nghiệp bán hàng qua các trung gian phân phối, hãy theo sát và thảo luận các vấn đề với nhà cung cấp và tìm ra vấn đề là gì. Cập nhật đầy đủ và chính xác tình hình kinh doanh trên nguyên tắc “bám sát” nhu cầu thị trường. Hãy chuẩn bị để chuyển đổi đối tác hoặc đối phó với lượng hàng tồn kho không chắc chắn và có khả năng hết hàng tồn kho.

3. Thực hành quy tắc kiểm kê 80/20.

Theo nguyên tắc chung, 80% lợi nhuận đến từ 20% mặt hàng chủ lực của bạn. Đây là những mặt hàng giúp bạn kiếm được nhiều tiền nhất, ưu tiên quản lý hàng tồn kho 20% mặt hàng này.

Bạn nên hiểu toàn bộ đặc điểm, vòng đời sản phẩm bao gồm cả số lượng bán được trong một thời điểm nhất định và theo dõi chặt chẽ chúng.

4. Theo dõi doanh số bán hàng

Không đơn thuần chỉ là việc tổng kê kết quả kinh doanh của một tháng, theo dõi doanh số bán hàng hiệu quả cần thể hiện minh bạch những mặt hàng nào và số lượng bao nhiêu cũng như cập nhật tổng số hàng tồn kho của bạn.

Không chỉ về tổng doanh số bán hàng mà còn bức tranh phân tích dữu liệu: Mặt hàng bán nhanh hơn? Mặt hàng bán nhanh hơn có đang trong chiến dịch giảm giá hay không? Thời điểm nào doanh thu cao nhất...

Trên đây là 4 quy tắc cơ bản áp dụng tính toán lượng tồn kho an toàn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc dựa trên vòng quay hàng tồn kho, giá trị tồn kho theo phương thức xuất nhập hàng FIFO hoặc LIFO để tính toán chính xác lượng tồn kho có khả năng tiêu thụ cao. Hy vọng bài viết trên sẽ là nguồn tham khảo bổ ích dành cho bạn đọc.